Ao acessar uma conta de reserva de um hóspede, clicando no ícone Depósito será aberta na janela o campo para administração dos lançamentos de depósitos da reserva, conforme mostra na figura abaixo:
Em Depósitos antecipados ficarão registrados todos os lançamentos de depósitos feitos para a confirmação da reserva, os quais que podem ser lançados através do botão Novo Depósito.
Ao clicar sobre um registro de lançamento de depósito com o botão direito do mouse, abrirá as opções de Transferir ou Estornar, conforme mostrado na figura acima.
Clicando em Estornar o lançamento do depósito é cancelado, de modo que o valor registrado no sistema é cancelado ou devolvido. Essa opção serve para quando não houver o recebimento do valor do depósito, ou quando cancelar para lançar novo depósito para correção do lançamento, ou quando o depósito do cliente não foi realizado, ou não foi recebido ou foi devolvido.
A outra opção é a de Transferir. Clicando em transferir, o valor do depósito realizado pelo cliente pode ser transferido na forma de crédito para o próprio cliente ou para outro cliente ou empresa. O valor transferido ficará salvo na conta do cliente de modo que este poderá usar esse crédito para pagamento de futuras hospedagens e serviços do hotel.
Clicando em Transferir, pode-se selecionar se a transferência do depósito será salva para a conta de um cliente ou empresa, conforme vemos na imagem abaixo:
Após selecionar Cliente ou Empresa, abrirá duas opções: Carta de Crédito e Crédito Sem Expiração, conforme vemos na imagem abaixo:
Ao clicar na opção Crédito Sem Expiração, abrirá a janela da figura abaixo:
Nessa Janela pode-se pesquisar no nome do cliente ou empresa procurado e depois clicar em confirmar para transferir o depósito. Após isso o cliente selecionado receberá o valor em crédito na conta de cadastro para uso no hotel. A opção Crédito Sem Expiração irá realizar a transferência do valor de depósito sem prazo de validade, ou seja, o crédito ficará salvo sem prazo para expirar, podendo ser utilizado por prazo indefinido.
Na situação em que é desejado um prazo limite para o uso do crédito desse valor transferido do depósito é necessário clicar na opção Carta de Crédito.
Clicando em Carta de Crédito também irá abrir a janela abaixo:
Após isso é só pesquisar pelo cliente procurado e depois clicar em confirmar. Assim a transferência do depósito ficará também salva na conta do cliente selecionado, no entanto, com a opção Carta de Crédito o crédito terá o prazo de validade pré definido nas configurações do sistema. Após o fim desse prazo, caso não seja feito o uso desse valor, o crédito será expirado na conta do cliente.
Para configurar o prazo padrão de validade da Carta de Crédito nas configurações do sistema Hospeda, precisa acessar no menu principal do Front Desk o ícone Configuração do sistema. Após isso abrirá a janela abaixo:
Clique em Banco de Dados e depois em Opções de Limpeza.
No item Estornar carta de crédito expirado digite o valor em meses desejado para a pré definição do prazo padrão de validade da Carta de Crédito. Após isso clique fora do campo ou em outro campo para salvar o registro do valor e depois feche e abra novamente o programa Hospeda para atualizar essa nova configuração.