Antes de iniciar as configurações do módulo estoque, deve-se fazer um planejamento de como organizar o estoque na empresa. Criamos um fluxograma para ajudar nessa tarefa para a seguir integrar ao sistema.
Podemos observar que todas as compras são recebidas e cadastrada no estoque central e após o cadastro da nota de compra o produto é movimentado fisicamente e no sistema para seu devido local de estocagem (UAM) .
UAM – Unidade de Armazenamento de Materiais.
No modelo definido na imagem acima podemos observar que temos quatro UAMs, dois PDVs e uma Impressora térmica para emissão das comandas. A UAM do bar da piscina “1” também conta com um ponto de venda PDV “4” para o lançamento das comandas dos itens consumidos na piscina. Neste modelo, a empresa também controla produtos para uso na prestação de serviço, por ex., produtos usado no preparo do café da manhã. Para facilitar a movimentação do estoque a empresa possui um PDV “5” na cozinha para dar baixa nos produtos consumidos.
A empresa ao estruturar muitas UAM também geram uma grande responsabilidade operacional que na prática pode ter dificuldade de alimentar o sistema com precisão. Deve-se ter em mente algumas medidas que podem facilitar este operacional, como podemos ver no exemplo a seguir.
Fisicamente temos uma UAM por andar no edifício, e a cada 3 andares a mesma pessoa é responsável pela reposição deste estoque no frigobar dos apartamentos. Como as três UAMs são de responsabilidade da mesma pessoa, podemos virtualizar no sistema uma UAM chamada ‘Estoque Andar 1,2 e 3’.
PDV – Ponto De Venda.
PDV são os terminais de atendimento onde são feitos lançamentos de produtos ou serviços na conta do cliente ou baixa para consumo. No fluxograma os PDVs são identificados pelos números 4, 5.
Um Hotel pode ter vários ou nenhum ponto de venda. O software do PDV deve ser instalado em um computador ou thinclient (terminal) conectado via rede ao banco de dados central.
Obs:
Os lançamentos de frigobar não necessitam ser lançados em um PDV, devem ser lançados no módulo Front Desk e ao lançar um consumo para um apartamento específico, automaticamente o estoque é baixado da UAM vinculado aquele apartamento.